Informationen zum Projektmanagement

Projektmanagement als Organisationskonzept zur systematischen Vorgehensweise
für Projektplanung, Steuerung, Kontrolle, Berichtswesen und Risikomanagement


Projektmanagement wird in vielen Unternehmen mit Projekt- und Teamarbeit immer bedeutender. Im Zeitalter der
Online-Kommunikation, Globalisierung und der Komplexität der Projekte wächst der Abstimmungsaufwand unter
den Projektbeteiligten. Schnelles Reagieren auf Veränderungen im Projektverlauf ist ein wichtiges Kriterium, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Projektmanagement hilft Ihnen,magisches Projektdreieck mit Projekt Termin Kosten

  • die Projekttermine zu planen und zu verwalten,
  • den Ressourceneinsatz zu optimieren,
  • Kosten und Budget zu planen und zu verfolgen,
  • Planabweichungen und Risiken schneller zu erkennen,
  • komplexe Projekte für einen Projektleiter durchgängig abzuwickeln,
  • mit Vorlagen eine einheitliche Vorgehensweise festzulegen.

Magisches Dreieck im Projektmanagement

Software für die Projektplanung und Steuerung

Wichtig für einen erfolgreichen Projektablauf sind auch das Berichtswesen und die Dokumentation. Kleine Projekte lassen sich noch mit Büro-Standardsoftware dokumentieren. Für größere und komplexere Projekte ist eine geeignete Planungssoftware wichtig, um ein einheitliches Informationssystem, einen reduzierten Organisationsaufwand für die Projektteams und somit mehr Transparenz im Projektverlauf zu sichern.

Software im Schulungsangebot:

Projektmanagement

Zum Projektmanagement gehört das strukturierte Herangehen an die Projekte. Dazu sind verschiedene Methoden und Techniken hilfreich, um die Planung und Steuerung übersichtlich zu gestalten. Es gilt, das organisatorische Projektmanagement mit Projektleiter, Projektteam, organisatorische Einbindung im Unternehmen und die ablauf-technische Planung zu organisieren.

Projektplanung. In der Projektplanung werden die Projektziele (Sachziele, Terminziele, Kostenziele) mit den Prio- ritäten definiert, die Rahmenbedingungen bestimmt, das Projektteam festgelegt und der Projektplan erstellt. Der Projektplan, der am Anfang auch als Grobplan erstellt werden kann, sollte Angaben und Festlegungen zur Projekt-struktur, zur Ablauffolge (Netzplan), zu Terminen und Meilensteinen, zur Schätzung des Ressourcenaufwands und
zu den Kosten und Budgets für das Projekt beinhalten. Abhängig vom Schwierigkeitsgrad und der Komplexität der Projekte kann ein Pflichtenheft erforderlich sein.

Projektsteuerung. Die Daten aus der Planung dienen im Projektfortschritt als Vergleichswerte (Soll-Ist) zur Termin-, Aufgaben- und Kostenverfolgung. Mit einem klar definierten Berichtswesen und kontinuierlicher Projektdokumentation bekommen Sie mit den aktualisierten Projektdaten aus den Projektbesprechungen, Termin-, Aufgaben- und Kosten- berichten eine schnelle Übersicht bei Abweichungen zu Ihrem Plan.

Projektkontrolle, Auswertung. In der Auswertung der Projektergebnisse sind die Erfahrungswerte festzuhalten. So können Sie Vorgaben für weitere ähnliche Projekte entwickeln, z.B. einheitliche Projektphasenpläne, Vorgaben für realistischere Termin- und Kostenschätzungen, Ableiten von Kennzahlen und Mess-Systemen für Ihr Projektcontrolling. Sie entwickeln so eine einheitliche Vorgehensweise in der Auftragsabwicklung Ihrer Projekte.


Projekt-, Prozess- und Qualitätsmanagement

Die Vorgehensweise zum Projektmanagement berücksichtigt die Abläufe Ihrer Geschäftsprozesse / Informationsflüsse sowie die erforderlichen Qualitätsstufen und Testphasen, entsprechend Ihrem Qualitätsmanagementsystems.
In Absprache werden die Handlungsrichtlinien und Dokumentationen des Projektmanagements in ihr QM-System eingebunden.


Risikomanagement in Projekten

Risikomanagement hat das Ziel, rechtzeitig Risikos zu analysieren, deren Auswirkungen zu bewerten und für einen Eintrittsfall auf geeignete Maßnahmen schon in der Planung und später zum Gegensteuern im Projektverlauf reagieren zu können. Risikomanagement kann man in fünf Schritte einteilen:

  • Erkennen - Bewertungskriterien, Risiken einschätzen, Erfahrungen aus anderen Projekten,
  • Analysieren - mögliche Risiken beschreiben, Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen bewerten,
  • Vorbeugen - Maßnahmen planen, mögliche Auswirkungen, im Projektplan berücksichtigen,
  • Reagieren - Maßnahmen im Eintrittsfall planen und festlegen,
  • Überwachen - Aufgabenfortschritt überwachen, Maßnahmen durchführen und verfolgen.

Schritte zu einem erfolgreichen Projektmanagement

Besonders in Verbindung mit Planungssoftware haben sich projektbegleitende Workshops an einem Pilot-Projekt bewährt. Durch regelmäßige Reports können bereits während des Projektes Handlungsrichtlinien erarbeitet und getestet werden. Im Anschluss wird das Berichtswesen mit den erforderlichen Daten angepasst und standardisiert. Eventuelle Anpassungen für einzelne Projekte / Abteilungen können dann im Rollout schnell vorgenommen werden.

Die erarbeiteten Standards werden in regelmäßigen Zeitabschnitten bzw. nach jedem weiteren Projekt überprüft und ergänzt. So fördern Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und sichern sich kontinuierlich das Know-how in Ihrem Unternehmen.

Projektmanagement - Schritte zur EinführungSchritte zur Einführung von Projektmanagement im Unternehmen

1. Grundlagen (Workshops, Seminare)

Einführung - Methoden und Techniken des Projektmanagements,
Auswählen des Projektteam mit internen und externen Mitarbeitern,
Analysieren von Besonderheiten in Ihrem Unternehmen,
Erarbeiten von Zielsetzungen und Schwerpunkten.

2. Ist-Analyse, Soll-Konzept (Workshops, Projektbegleitung)

Analysieren des bisherigen Projektablaufes, Dauer, Projektkosten,
Identifizieren der Stärken und Schwächen,
Erarbeiten von Szenarien zur effektiven Auftragsabwicklung,
Erarbeiten der Zielkonzeption, Prioritätensetzung,
Festlegen der Planungsschritte zur weiteren Vorgehensweise.

3. Realisierung (Workshops, projektbegleitende Beratung)

Begleiten eines Pilotprojektes mit regelmäßigen Auswertungen,
Vergleichen der Soll-Ist Daten zu den definierten Projektzielen,
Analysieren und prüfen von Auswertungen und Erfahrungen der Mitarbeiter,
Erarbeiten von Handlungsrichtlinien als Standards für weitere Projekte,
Erstellen von Vorlagen für Strukturpläne zur einheitlichen Auftragsabwicklung,
Vorgeben der Phasenpläne, Meilensteine, Richtlinien zur Aufwandsschätzung.

4. Rollout im Gesamtunternehmen (Workshops, Seminare)

Umsetzen der Projektmanagement-Standards für alle Mitarbeiter,
Erarbeiten der Dokumentation (z. B. Handbuch),
Schulen aller Mitarbeiter zum Projektmanagement,
Schulen aller Mitarbeiter zum Software-Einsatz (IT-Seminare).

5. Projektreview (Workshops, Seminare)

Überprüfen und Bewerten der Ergebnisse des Rollouts,
Festlegen und verfolgen des Maßnahmenkatalogs für kontinuierliche Verbesserungen,
Auswerten der Wirtschaftlichkeit mit Kosten-Nutzen-Vergleich,
Erarbeiten von Messgrößen und relevanten Kennzahlen für Projektcontrolling,
Festlegen von Vorgaben zum Berichtswesen und zu Projektmanagement-Standards,
Konzipieren von Aufbauseminaren für die Mitarbeiter.